Wie zijn betrokken bij een project of ontwikkeling?
Infrastructuurprojecten raken diverse belanghebbenden, ook wel ‘stakeholders’ genoemd, zowel direct als indirect. Daarnaast hebben zij in meerdere of mindere mate invloed op een project. Om een project binnen de kaders van tijd, budget en kwaliteit vlot te laten verlopen, is het belangrijk dat de stakeholders bekend en betrokken zijn. Externe stakeholders zoals grondeigenaren, nutsbedrijven, hulpdiensten, transporteurs, onderwijsinstellingen, bedrijven, maar ook milieu- en natuurverenigingen en verzekeringsmaatschappijen hebben allemaal belangen en sentimenten (wensen, behoeften en verwachtingen) bij het project en oefenen op hun manier en via hun eigen kanalen invloed uit. Hetzelfde geldt voor interne stakeholders: bestuurders, collega-afdelingen, vergunningverleners; allemaal zijn ze van belang bij de uitvoering van het project. Ook vragen met betrekking tot de fysieke omgeving van het project, zoals kansen en risico’s, moeten gesteld en beantwoord worden.
Inventariseren om te kunnen communiceren
Om op de juiste manier om te kunnen gaan met stakeholders en omgevingsfactoren is het belangrijk om ze al in een vroeg stadium in kaart te brengen. Dus: welke types stakeholders zijn betrokken? Welk belang en welke invloed hebben ze? Zijn er coalities? Dit zijn allemaal zaken die moeten worden geïnventariseerd om te bepalen hoe je met de diverse stakeholders omgaat en zo het grootst mogelijke draagvlak voor een project kunt creëren. Draagvlak dat nodig is om binnen de gestelde kaders van tijd, budget en kwaliteit te blijven. Verder moeten er per stakeholder keuzes worden gemaakt. Denk hierbij aan: blijf je op de hoogte van je stakeholders, op welke manier informeer je hen, hou je hen tevreden of betrek je hen uitvoerig bij de besluitvorming in het project? Zodra is bepaald welke stakeholders op welke manier worden betrokken, kan daar een communicatiestrategie aan worden gekoppeld. Wat is die strategie en met welke middelen werk je? Wat is de kernboodschap, voor welke doelgroepen is die van belang en wanneer moet deze gedeeld worden? Hoe vindt participatie plaats? De antwoorden op deze vragen leveren een duidelijk communicatieplan op dat het proces van planning tot en met uitvoering zal ondersteunen.
Grenspaal12 ontzorgt
Door onze ervaring en betrokkenheid bij diverse grote projecten zijn we ons ervan bewust dat projectteams hun handen vol hebben aan de inhoudelijke, technische en financiële uitdagingen. Stakeholder- en communicatiemanagement kunnen dan tussen wal en schip terecht komen. Grenspaal12 België kan hierbij vanuit haar afdeling omgevingsmanagement ondersteuning bieden. Wij stellen stakeholder- en omgevingsanalyses op, maken communicatieplannen en bieden ervaren omgevingsmanagers, communicatie- en omgevingsadviseurs aan om deze plannen uit te voeren en te begeleiden. Met als doel: de opdrachtgever ontzorgen en zorgen voor draagvlak voor het project in elke specifieke omgeving.
